03.11.2015

Таблицы Excel и их преимущества

Excel подразумевает под собой работу с таблицами и табличными данными, но в Excel существует специальный объект Таблицы, который позволяет значительно упростить работу с формулами. Таблица позволяет автоматически подсчитывать некоторые табличные итоги, а так же автоматически оперирует формулами и объектами внутри себя. В этой записи я рассмотрю создание таких таблиц и их ключевые преимущества.

Для создания таблицы необходимо перейти в раздел Вставка, выделить нужный диапазон и выбрать Таблица.

Создать таблицу +в excel

Теперь выбранный вами диапазон преобразован в Таблицу и перейдя в раздел Конструктор вы можете настроить ее отображение, например выбрать Строка итогов.

Строка итогов автоматически подсчитывает итоги видимых строк, это одна из особенностей Таблиц, в то время как обычная ячейка с Автосуммой подсчитывает все значения в столбце, даже если они скрыты фильтрами. Например я могу скрыть все строки в которых нет даты завершения отчетов и получу итоги только по оставшимся строкам:

сортировка таблицы +в excel

Отдельно стоит подчеркнуть удобство итоговой строки, в нее можно вставить совершенно различные функции, в том числе и свою формулу, и они будут пересчитываться при изменении фильтров в таблице:

таблица excel итоговые значения

Это сильно помогает если нужно быстро ознакомится с информацией, например во время проведения встречи.

Еще одно преимущество Таблиц это автозаполнение колонок с формулами при копировании или изменении формулы. При копировании в пустую колонку формула сама автоматически растянется на таблицу. При изменении формулы, она измениться сразу во всей колонке. Если в колонке уже есть какие либо данные, нужно нажать на автозаполнение:

Таблица в Excel автозаполнение формул

Как очередное преимущество связанное с формулами, мы можем скопировать в таблицу новые строки(либо заменить старые) и к ним автоматически подтянутся все имеющиеся формулы в таблицы, что значительно ускоряет обновление таблиц.

В Таблице в качестве ссылок используются названия колонок в квадратных скобках([]), например: «Таблица1[ID отчета]», это удобно когда нам необходимо дать ссылку на другую таблицу на другом листе. При указании названия таблицы, ссылка на лист где она находится не указывается. Это очень удобно совмещать с функциями INDEX и MATCH.

Данных преимуществ достаточно для использования Таблиц с целью упростить себе жизнь. Как показала практика, это необходимы инструмент для построения качественных метрик корпоративного уровня.

Ссылки на официальный источник MS Office по таблицам:
Краткое руководство: создание таблицы Excel
Создание и удаление таблицы Excel на листе